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リコー、クラウドで会議室予約 「空予約」を削減

2019/10/16 18:51
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リコーは16日、クラウドの会議室管理システムを開発したと発表した。米マイクロソフトの「オフィス365」と連携し、利用者がオフィス365のスケジュール管理機能を使って会議室を予約できるようにした。部屋の稼働状況を一元的に管理し、予約をしても会議室を使わない「空予約」を減らす仕組みを取り入れた。

リコーは、外部への販売に先立ち本社でも新システムを導入した(東京・大田、リコー本社)

リコーは、会議室ごとにタブレット端末が配置されていることを前提に新システムを設計。利用者に会議室の入退出時にタブレットの画面をタッチしてもらい、すべての部屋の稼働状況を一元的に把握する。予約時間を10分過ぎても入室がない場合には自動的にキャンセル扱いとして「空室」表示し、別の希望者が再予約できるようにした。

リコーは、外部への販売に先立ち、4月から8月に本社で新システムを使用。その結果、入室がなく自動でキャンセルされたケースが14%あり、そのうちの52%が再予約の上で利用されたという。同社は「『部屋をとりあえずおさえておく』といった予約が一定数あったようだが、影響を抑制できた」とみる。

21日に発売し、2020年度に1500室の導入を目指す。システム利用料は、1会議室あたり月額で税別4000円。導入企業側にタブレットがない場合は、追加費用がかかる見込み。

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