"うっかりニックネーム"の悲劇を防ぐ 徹底図解・仕事メールのマナー(2)

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2011/6/22 7:01
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 数日ぶりに取引先の部長を訪ねてみると、開口一番、皮肉を言われてしまった。昨日送ったメールの宛名が「ひげおやじ」になっていたからだ――。最も身近なビジネスツールなのに、うっかり、マナー違反をしかねないのが電子メール。今回(本連載の第2回)は、メールソフトの「アドレス帳」に潜む落とし穴と、マナー違反を防ぐ設定方法を紹介します。Windows Live Mail(ウィンドウズ・ライブ・メール)やOutlook Express(アウトルック・エクスプレス)といった汎用的なメールソフトの画面写真をふんだんに使い、分かりやすく説明していきます。

図1 これら2つは先方から届いたメール。上画面の宛先を見ると、なんと「ひげおやじ」! 確かに自分の顔はひげが特徴だけど…これはないだろう。こういった珍事は先方のアドレス帳管理に起因する悲劇。カギを握るのはアドレス帳のニックネームだ

図1 これら2つは先方から届いたメール。上画面の宛先を見ると、なんと「ひげおやじ」! 確かに自分の顔はひげが特徴だけど…これはないだろう。こういった珍事は先方のアドレス帳管理に起因する悲劇。カギを握るのはアドレス帳のニックネームだ

取引先の連絡先をメールソフトの「アドレス帳」で管理している人は多いだろう。その際、「ニックネーム」欄はどうしているだろうか? 実はここにも、会社人生を左右する重大な落とし穴がある。

■ご用心、"あだ名"が相手に丸見え

ニックネームは要するに"あだ名"なんだから、「ひげおやじ」でも「BP商事の信ちゃん」でも分かりやすければいいだろう。もしそう考えているならレッドカードだ。

ニックネームはメールを受け取った相手側の宛先欄(CC欄なども)で、「姓」や「名」に優先してそのまま表示されるからだ(図1)。

不安なら、アドレス帳を開いて確認しよう(図2図3)。ここの「ニックネーム」欄に入力した文字列が相手側でそのまま表示されるので、それを考慮して考えよう。

例えば氏名+敬称で「鷹野太郎様」、あるいは社名も入れて「BP商会 鷹野様」などとするとよい。ニックネームが空欄の場合は、「姓」と「名」をつないだ文字列が相手側に表示される。

[上] 図2 Windows Live Mail(ウィンドウズ・ライブ・メール)でアドレス帳を開き、画面左の「連絡先」欄をクリック。「ニックネーム」欄に社名、名前、様を入力する。これが相手側の宛先欄に表示される。なお、Outlook Express(アウトルック・エクスプレス)の場合は、アドレス帳に登録済みの相手にメールを送る際、宛先欄にメールアドレスを直接入力するとそれがそのまま表示される。ライブ・メールではそうならず、ニックネームが使われる
[下] 図3 新規メールの宛先欄でニックネームの先頭数文字を入力すると(図の〔1〕)、オートコンプリート機能が働いて、候補のアドレスがポップアップ表示される(同〔2〕)

[上] 図2 Windows Live Mail(ウィンドウズ・ライブ・メール)でアドレス帳を開き、画面左の「連絡先」欄をクリック。「ニックネーム」欄に社名、名前、様を入力する。これが相手側の宛先欄に表示される。なお、Outlook Express(アウトルック・エクスプレス)の場合は、アドレス帳に登録済みの相手にメールを送る際、宛先欄にメールアドレスを直接入力するとそれがそのまま表示される。ライブ・メールではそうならず、ニックネームが使われる
[下] 図3 新規メールの宛先欄でニックネームの先頭数文字を入力すると(図の〔1〕)、オートコンプリート機能が働いて、候補のアドレスがポップアップ表示される(同〔2〕)

[上] 図4 アウトルック・エクスプレスの場合は勝手が異なる。アドレス帳を開いたら、「表示名」欄に社名と敬称付きの名前を入力しよう。「ニックネーム」欄への入力は不要だ
[下] 図5 アウトルック・エクスプレスで新規メールを作成するときは、表示名の先頭数文字を「宛先」欄に入力して(図の〔1〕)、「確認」ボタンをクリックしよう(同〔2〕)。すると、オートコンプリート機能によって候補のアドレスが入力される(同〔3〕)

[上] 図4 アウトルック・エクスプレスの場合は勝手が異なる。アドレス帳を開いたら、「表示名」欄に社名と敬称付きの名前を入力しよう。「ニックネーム」欄への入力は不要だ
[下] 図5 アウトルック・エクスプレスで新規メールを作成するときは、表示名の先頭数文字を「宛先」欄に入力して(図の〔1〕)、「確認」ボタンをクリックしよう(同〔2〕)。すると、オートコンプリート機能によって候補のアドレスが入力される(同〔3〕)


なお、ここまでの話は原則、メールソフトがウィンドウズ・ライブ・メールの場合だが、使用中のメールソフトがアウトルック・エクスプレスなら「表示名」を変える(図4図5)。

[注]本記事中の画面ではWindows XP版のWindows Live Mail(ウィンドウズ・ライブ・メール)を使用した。Windows Vista(ビスタ)やWindows 7版のウィンドウズ・ライブ・メールについては適宜補足する。
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