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"うっかりニックネーム"の悲劇を防ぐ

徹底図解・仕事メールのマナー(2)

 数日ぶりに取引先の部長を訪ねてみると、開口一番、皮肉を言われてしまった。昨日送ったメールの宛名が「ひげおやじ」になっていたからだ――。最も身近なビジネスツールなのに、うっかり、マナー違反をしかねないのが電子メール。今回(本連載の第2回)は、メールソフトの「アドレス帳」に潜む落とし穴と、マナー違反を防ぐ設定方法を紹介します。Windows Live Mail(ウィンドウズ・ライブ・メール)やOutlook Express(アウトルック・エクスプレス)といった汎用的なメールソフトの画面写真をふんだんに使い、分かりやすく説明していきます。

取引先の連絡先をメールソフトの「アドレス帳」で管理している人は多いだろう。その際、「ニックネーム」欄はどうしているだろうか? 実はここにも、会社人生を左右する重大な落とし穴がある。

ご用心、"あだ名"が相手に丸見え

ニックネームは要するに"あだ名"なんだから、「ひげおやじ」でも「BP商事の信ちゃん」でも分かりやすければいいだろう。もしそう考えているならレッドカードだ。

ニックネームはメールを受け取った相手側の宛先欄(CC欄なども)で、「姓」や「名」に優先してそのまま表示されるからだ(図1)。

不安なら、アドレス帳を開いて確認しよう(図2図3)。ここの「ニックネーム」欄に入力した文字列が相手側でそのまま表示されるので、それを考慮して考えよう。

例えば氏名+敬称で「鷹野太郎様」、あるいは社名も入れて「BP商会 鷹野様」などとするとよい。ニックネームが空欄の場合は、「姓」と「名」をつないだ文字列が相手側に表示される。

なお、ここまでの話は原則、メールソフトがウィンドウズ・ライブ・メールの場合だが、使用中のメールソフトがアウトルック・エクスプレスなら「表示名」を変える(図4図5)。

[注]本記事中の画面ではWindows XP版のWindows Live Mail(ウィンドウズ・ライブ・メール)を使用した。Windows Vista(ビスタ)やWindows 7版のウィンドウズ・ライブ・メールについては適宜補足する。

「部内全員」アドレスを作ろう

今回(本連載の第2回)はさらに、メールを複数の人に一斉送信するときに役立つワザを紹介しよう。

連絡事項を部内全員に送るケースはよくあること。そんなとき、宛先欄に全員のアドレスを1つずつ入力していないだろうか。だとしたら、効率の面でイエローカードだ(図6)。

ウィンドウズ・ライブ・メールの「カテゴリ」機能を使えば、特定の人たちのアドレスを1つにまとめておける(図7)。全員にメールする際は、「宛先」欄などにカテゴリ名を入力するだけ(図8)。これまで数分かかっていた作業が一瞬で終わる。

なお、部内全員を登録する場合、自分のアドレスも入れておこう。自分宛てにもメールが届くので備忘録になる。

「部長以外の部内全員」といった指定もできる。まずはカテゴリ名を入力し、それを個々のアドレスに展開してから部長を削除すればいい(図9)。

これに対してアウトルック・エクスプレスでは、同様の機能を「グループ」と呼ぶ。アドレス帳の「新規作成」→「新しいグループ」で登録する。

◇  ◇  ◇

次回(本連載の第3回)のトピックは、メールソフトの送り先を指定する欄にある「宛先」「CC」「BCC」のビジネスマナーに則った使い分け方。一歩間違うと、簡単に個人情報を漏洩してしまうので、注意が必要だ。

(次回に続く)

(日経PC21 鷹野美紀)

[日経PC21 2011年4月号の記事を基に再構成]

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