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家族の予定はネットで共有 グーグルカレンダー活用術

日経PC21

同僚の送別会があって今日は帰りが遅くなる、出張の予定があるので明日は早くに朝食を用意してほしい――。お父さんがそんな予定を直前に言おうものなら、「どうしてもっと早く言ってくれなかったの!」とお母さんに怒られるのは必至だ。

そんなご家庭のひと騒動も、クラウドのカレンダーを使えば実にスマートに解決できる(図1)。家族と共有したい予定を管理するカレンダーを作っておくのがポイントだ。グーグルカレンダーでマイカレンダーに「新しいカレンダー」を作り、これをほかのアカウントと共有するように設定する。

図1 上はお父さんのグーグルカレンダー。青が自分のカレンダーで、緑が家族との共有カレンダーだ。後者をお母さんのグーグルアカウントと共有すると、お母さんのカレンダーにも現れる(下)。お母さんからもこの家族用カレンダーに予定を書き込むことが可能だ。子供のスマホとも共有できる

夕食が不要とか、宿泊を伴う出張などは、予定が決まった時点でこのカレンダーに登録する。すると、共有している家族各人のカレンダーにも、同じ予定が表示される。予定を口頭で伝えるのを忘れても、うっかりお父さんの代わりに知らせてくれるというわけだ。逆に、お母さんの予定をお父さんや子供に伝えるなど、家族がお互いに予定を知らせ合うことができる。

アカウントを指定して共有

ここではお父さん、お母さん、子供の3人家族を例に、グーグルカレンダーで予定を共有する方法を見ていこう。前提条件として、家族全員がグーグルアカウントを持っている必要がある。持っていない人は新規に作成する。

家族はパソコンでもスマホでも自分の好きな端末を使い、日々の予定をグーグルカレンダーで管理。それに家族用のカレンダーを合成して閲覧・表示するという運用方法を採る。

家族用のカレンダーはお父さんが作り、それを家族のグーグルアカウントと共有するように設定する。

共有するカレンダーは、マイカレンダーのプルダウンメニューから「新しいカレンダーを作成」を選んで作成。カレンダー名にはわかりやすい名前をつけておく(図2、図3)。その際に、お母さんと子供を共有相手として登録するのがポイントだ。具体的には、各人のグーグルアカウントをカレンダーのユーザーとして指定する。

[左、右上]図2 共有するカレンダーを新規に作成し、わかりやすい名前をつける(1)。その際、家族をカレンダーのユーザーとして追加する(2)。家族が自由に予定を作成/編集できるように、権限を設定するのを忘れずに(3)。家族全員を追加しよう(4)~(6) [右下]図3 図2のカレンダーはお父さんのアカウントで作成したため、お父さんのマイカレンダーに「家族の予定」カレンダーが加わった。この時点で、共有相手である家族のカレンダーにも、同様に「家族の予定」カレンダーが加わっている

設定する権限には注意しよう。標準では「閲覧権限」となるが、これではお父さん以外、予定を書き込めない。「変更および共有の管理権限」に変更すると、お母さんや子供も共有カレンダーに予定を書き込めるようになる。

お母さんや子供は設定不要

お父さんがこのカレンダーに予定を登録するときは、予定の登録先を変更すればよい(図4)。それ以外の操作は、通常の予定作成手順と変わらない。

お父さんが作成と共有の作業を終えると、家族用カレンダーはお母さんと子供のカレンダーにも現れる(図5)。お父さんがすでに何か予定を登録しているなら、それが表示される。お母さんや子供が共有カレンダーに予定を書き込む際も、図4と同様に登録先カレンダーを選べばよい。

[左]図4 お父さんが家族に知らせたい予定を追加する場合は、ほとんど通常の作成手順と同じ。異なるのは、「カレンダー」欄を標準の自分のカレンダーから共有カレンダー(ここでは「家族の予定」)に変更する点だけだ [右]図5 お父さんのカレンダーに、共有カレンダーに作成した予定が加わった(上)。ここでお母さんのカレンダーを見てみると、共有カレンダーと、そこに分類されたお父さんの予定が確認できる(下)

共有カレンダーの予定は、家族のスマホにも自動的に表示されるようになる(図6)。共有カレンダーに予定を追加することもできる。その場合は、予定の作成画面で登録先のカレンダー一覧を開き、共有カレンダーをタップして選択すればOKだ(図7)。

[左]図6 家族のスマホにも、図4で作成した共有カレンダーの予定が加わっている。予定の左側に引かれた直線の色で、どのカレンダーかを見分けられる [右]図7 スマホのカレンダーでも共有する予定を作成できる。その際は、カレンダー名をタップして、登録先を共有カレンダーに変更しよう(1)(2)

(日経PC21 仙石誠)

(日経PC21 2015年3月号の記事を基に再構成)

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