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大事な予定はスマホに通知 クラウド手帳活用術

日経PC21
図1 グーグルカレンダーには、登録した予定が始まる前に通知して教えてくれる機能がある。通知はパソコンやスマホで受け取れるので、大事な予定を必ず通知させて忘れないように努めよう

予定を手帳に書きとめておいても、忘れてしまったら元も子もない。大事な予定なら、なおさらだろう。

でも、クラウドにスケジュールを保存する「クラウド手帳」なら心配は無用だ。グーグルカレンダーが秘書代わりとなり、予定の開始時刻前に教えてくれる。これこそクラウド手帳ならではのメリットだ。大事な予定は、グーグルカレンダーに通知させよう(図1)。

グーグルカレンダーの通知方法は、なかなか強力だ。予定時刻が近づくと、パソコンやスマートフォン(スマホ)に通知が届く。パソコンなら、操作しているウインドウの上にポップアップで表示する。パソコンの前にいないときや、屋外にいるときは、スマホで通知を受け取れる。大事な予定を思い出すには十分だ。

スマホ画面に予定が届く

実際に使ってみよう。通知方法と通知時刻(タイミング)は、予定ごとに設定できる(図2)。新しく予定を追加するときは、メニューの編集をクリック。登録済みの予定ならカレンダー上で予定をクリックし、編集画面を開く。

図2 予定ごとに通知を設定する。予定の編集ページを開き、「通知を追加する」をクリック(1)。現れたメニューで通知方法を「ポップアップ」か「メール」から選び(2)、何分前に通知するかを指定する(3)。予定の編集ページは予定の新規作成メニューで「編集」をクリックするか、登録済みの予定をクリックし、現れたメニューで「編集」を選ぶ

通知設定は予定内容を登録する項目の下側にあり、設定を変更していなければ、「通知なし」となっている。そこで、その下にある「通知を追加する」をクリック。次に通知方法と予定の何分前に通知するかを指定する。

初期時に選べる通知方法は、「ポップアップ」と「メール」の2つ。ポップアップは、パソコンのデスクトップやスマホに通知する方法だ(図3)。もう1つのメールは、登録したグーグルアカウント(主にGメールのメールアドレス)に通知メールを送信する方法だ。通知は複数設定できる。重要度に応じて、通知回数を調整しよう(図4)。

[左]図3 指定時刻になると、予定を知らせるポップアップ画面が出現する(ブラウザーでグーグルカレンダーを開いておく必要がある)。またアンドロイドのスマホがグーグルカレンダーと同期していれば、こちらにも通知が届く [右]図4 通知する方法や時刻は、複数設定できる。特に大事な予定は、1回だけでなく時刻を変えて何度も通知すると安心だ。手順は図2と同じ。「通知を追加する」から方法と時刻を選ぶ(1)(2)

仕事の予定など、すべて通知したいケースはカレンダー単位で標準の通知方法を決めるとラクだ(図5、図6)。通知設定したカレンダー内の予定は、個別に設定しなくても通知される。

[左]図5 予定ごとに通知を設定するのは大変という人は、カレンダー単位で基本となる通知方法や通知時刻を決めるとよい。まずはカレンダー設定を開き(1)、通知したいカレンダーの「通知を編集」をクリック(2) [右]図6 選択したカレンダーの詳細設定が開いたら、「予定の通知」項目内の「通知を追加する」をクリック(1)。あとは個別に通知を登録するのと同じ。通知方法と時刻を選ぶだけだ(2)(3)。こちらも複数の通知を設定できる

1日の予定リストが毎朝メールで届く

もう1つ、クラウド手帳ならではの便利ワザを紹介しよう。グーグルカレンダーの「毎日の予定リスト」機能だ(図7)。

これは、1日の予定内容を、メールでまとめて毎朝受信できるもの。手帳を眺めて今日の予定を確認するという作業を、メールチェックで済ませられる。なお、メールはGメールに届く。

図7 朝早起きして1日の予定を書き出す。そんな習慣もグーグルカレンダーを使えば手軽にできる。利用するのは、登録した予定のリストをまとめてメールする機能。毎朝午前5時台に1日の予定一覧が届く

設定は簡単。カレンダーごとの詳細設定ページを開き、通知方法の選択欄にある「毎日の予定リスト」欄にチェックを入れるだけだ。色分けした各予定を、時系列で確認できる(図8)。

図8 予定リストを送信するカレンダーを選択する。図5の要領でカレンダーの詳細設定を開き、「通知方法の選択」項目の「毎日の予定リスト」にチェックを入れる(1)(2)。予定リストに加えたい全カレンダーで同じ操作をする

(ライター 原如宏)

(日経PC21 2015年1月号の記事を基に再構成)

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