時間にゆとり生み出す17の習慣　主体的に動くがカギ

つい仕事を抱え込む、余計な気苦労が多い、ダラダラ過ごして後悔しがち――時間の使い方が苦手な人も、これでお悩み解消。時間のゆとりを生み出す17の習慣を紹介します。

「忙しさの原因を、単に『時間が足りないせいだ』と思っているなら間違いです」と話すのは、企業のタイムマネジメント研修などを手がける榊原陽子さん。「いくら時短や効率化を追求しても、『やらされ感』を抱いていると、心は不満がたまった状態。焦燥感やせわしなさは解消しません。大切なのは、自分にとって価値ある時間を増やすこと。すると、心が満たされてゆとりが生まれ、時間に追われる忙しさから解放されます」

そのためには、「時間をコントロールしているのは自分」という意識を持ち、その上で、やらなくていいことを見極めて手放すことがポイント。実際に、5つのお悩みタイプ別に「ゆとりを生み出す17の習慣」を榊原さんにアドバイスしてもらった。ぜひトライしてみよう。

「焦った状態では、心に余裕がなくなり、冷静な判断ができない。

まずは、気持ちを落ち着けてから次のアクションへ」

【習慣01】心ではなく「作業」をコントロールする

「いくら『落ち着かなくては!』と思っても、心は制御不能。それよりも、目の前の作業に取りかかるほうが、落ち着きを取り戻せます」

【習慣02】焦っているなと思ったら、ひとまず「深呼吸」

「焦り=感情に翻弄されている状態。まずはいったん立ち止まり、大きく深呼吸。自分の状態を観察することで冷静さを取り戻して」

【習慣03】残り時間から逆算して時間配分する

心が落ち着いたらスケジュールの立て直し。やるべきことを細分化して具体的なタスクに落とし、残り時間から逆算して割り振ろう。

【習慣04】完璧主義にならない

「完璧にやらない=手抜き、ではありません。納得できるクオリティーのレベルを少し下げ、『できない日もあるよね』と自分を緩めて」

「このタイプは、苦手なことを後回しにする傾向が。

やるべきことを明確にし、優先順位を付けて作業効率アップ」

【習慣05】作業に優先順位を付ける

タスクを「緊急度」と「重要度」の組み合わせで分け、優先順位を付けるのが王道。重要度が低いものは、人に任せることも視野に。

【習慣06】マイ締め切りをつくり、宣言する

自分で決めるとやらされ感がなくなり、達成感につながる。人に宣言する、チーム共有のスケジュールに書き込むことでやる気アップ。

【習慣07】苦手な仕事は時間を決めて取り組む

後回しにするほど億劫(おっくう)になり、焦りの原因に。「いつ、どれくらい時間をかけてやるか」を前もってスケジュールに組み込んでしまおう。

【習慣08】すきま時間にできる作業の「定番」を決めておく

メールチェックや企画の考案、ニュース記事を読むなど、すきま時間の長さに応じてできる作業を、あらかじめ決めておこう。

「『お願いしたら迷惑かも』『自分でやったほうが早い』はNG。正しい任せ方でお願いすれば、自分も周りもラクになる」

【習慣09】任せる相手を信頼する

仕事を抱え込んだままでは、いつか必ず行き詰まる。相手を信頼し、任せることは、長い目で見ると自分にとってプラスだと心得て。

【習慣10】任せたら口出し不要。感謝の思いを

任せた後にあれこれ口出しするのは、相手を疑う行為。直してほしい点は、「ありがとう、こうすればもっとよくなるかも」とお願いを。

【習慣11】手渡す仕事内容と量の全容を伝える

行き違いを防ぐには、作業の内容と量を正確に伝えること。「内容と手順、進捗状況を見える化し、情報をきちんと共有しましょう」。

ついダラダラと時間を過ごしては自己嫌悪に陥ってしまう。日々のちょっとした工夫で後悔のない過ごし方が可能に。

【習慣12】時間どろぼうの正体に気づく

自分の時間をムダに奪う「時間どろぼう」の行動を減らそう。「1日の行動をすべて紙に書き出し、ムダの正体を洗い出して。意識が変わります」。

【習慣13】後悔を生むものから距離を置く

「『それをやってしまったら？』と自問し、状況をリアルにイメージ。『やらなくてよかった』など小さな成功体験で、時間とうまく付き合えるように」

【習慣14】即決するクセをつける

決断のスピードを上げるには、即決するクセをつけること。「ランチのメニューを20秒で決める」など、日常生活のなかでトレーニング。

「女性は特に、余計な気苦労で時間をムダにしがちな傾向が。感情的な対応を避け、意見を伝えるコミュニケーションを」

【習慣15】仕事を達成することに意識を向ける

ネガティブな感情に左右されて時間をムダにするのは不毛。「目的は、仕事を達成すること」という意識を常に持っておくこと。

【習慣16】決まったことは証拠に残す

言った・言わないのトラブルを防ぐには、証拠が重要に。会議や打ち合わせの簡単な議事録をメールで送るなど、文面にして相手と共有して。

【習慣17】相手と信頼関係を築く時間を持つ

相手との信頼関係があれば、多少行き違いがあっても、感情的なトラブルにはなりにくい。自分から積極的に関わり、関係を深めて。

この人に聞きました

榊原陽子

マザーリーフ代表。愛知県生まれ。同志社大学経済学部卒業後、ANAに入社。2001年に退職し、社会保険労務士の資格を取得、翌年開業。06年に企業向けスタッフ教育事業などを手がける、マザーリーフを設立。著書に『時間に追われないための小さな習慣』（青志社）。

（取材・文　西尾英子）

［日経ウーマン 2021年6月号の記事を再構成］