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「声が先」はNG 達人に学ぶオンライン会議の新常識

『オンラインでの「伝え方」 ココが違います!』

オンライン・シフトに正しく対応するためのスキルを磨こう

オンライン会議では、リアルな対面式会議の常識や作法が通じない。このことに気づかないビジネスパーソンは、知らず知らず自分の評価を落としていることもある。元NHKキャスターでスピーチコンサルタントの矢野香さんは、ありがちな勘違いや失敗例を交えてわかりやすく解説する『オンラインでの「伝え方」 ココが違います!』(すばる舎)をこのほど出版した。明日の会議からすぐにも役立つ、コミュニケーションのコツを矢野さんに聞いた。

◇   ◇   ◇

■問題 オンライン会議で質問する時、どちらの順番で行うのがよいか。
【1】まずタイミングをみて「あの~」と話に入り込む。その後に会話が途切れたら「質問いいですか?」と聞く。
【2】先に手を挙げるアクションをする。それから「質問いいですか?」と聞く。

正解は【2】の「先に手を挙げる」です。「オンラインでは先に動きを見せましょう。いわゆる『アクションファースト』にすることで、話すタイミングが難しいという悩みが激減します」と矢野さんはアドバイスします。理由の一つは声の重複を避けられるから。さらに、見ている人に落ち着いた印象も与えます。こう説明されたら「なるほど」と思う人は多いでしょう。でも、しっかり意識していないと、実際のオンライン会議になるとつい声を先に出してしまいそうです。

リアルの常識は通じない

矢野香氏

「リアルのコミュニケーションと同じだと思っていたら、オンラインではうまく伝わりません」(矢野さん)。両者は英語と日本語くらいの差があると考えてよいでしょう。それを知らずにこれまでのやり方を続けると、「リアルでは結果を出して評価が高かったのに、オンラインではなぜか心もとない」という結果になりかねません。

「オンラインでは話していても意思の疎通がしづらい」「なかなか発言するタイミングがつかめない」「思いや情熱が伝わらない」……。こんな悩みは、ルールや新しい作法を知ることでかなり解消できるのです。例えば、「相づちを打ちながら相手の話を聞く」「質問しながら会話を広げる」「ジェスチャーを多くして感情を伝える」といった伝え方は、オンラインではほとんど効果がありません。こうした伝わらない振る舞いを改善する対策を矢野さんに聞きました。

「画面に映った自分を見てはいけない」

自分の顔が画面に表示されると、誰でも映り具合が気になります。すると髪や顔など気になったところをなおそうと触ってしまい、相手から真剣に聞いていないように誤解されてしまうのです。基本はリアルと同じで、相手を見ること。そのためには、いくつかスキルがあります。

(1)機器の内蔵カメラを使う場合には本体の傾きを調整する。ノートパソコンなら、理想の角度は95度。相手を上から見下ろしているように映る、あるいは二重あごや鼻の穴が目立つ、などがないように注意したい。

(2)大事な部分ではレンズを見る。オンラインの特性で、相手から見ると少し違うところを見ている印象を与える傾向がある。レンズをしっかり見ていれば、相手に「しっかり聞いている」という印象を与える。

「『こけし』の状態で映るのはマズい」

画面に映る自分の顔や体の大きさに気を配りましょう。リアルなら、話し相手に近づきすぎると警戒心を生み、うまくコミュニケーションがとれません。離れすぎていても、もちろん駄目。これと同じ理由です。

(1)基本は胸のあたりまで映し上半身が台形になる「台形バストショット」。テレビニュースのアナウンサーが見本になる。台形バストショットは、「机の上に手をおいて肘を張る」姿勢でつくる。

(2)画面枠の上、頭の上にスペースを少しいれる。画面枠の下は肘のあたりに合わせて体を台形にする。肘を張らない状態だと「こけし」のようになる。この姿勢では、相手からは受け身で積極性がないように見えてしまう。

「日本人には、オンラインはリアルに劣るという思い込みが根強いという調査結果があります。しかし、それぞれに良さがあります。これからはオンラインとリアルのいいとこ取りをすべきです。オンラインシフトを退化ではなく、進化にしましょう」と矢野さんは呼びかけます。そのためには3つのポイントを押さえておくと良いでしょう。

1番目は、リアルで築いた人間関係の信頼をオンラインで失わないことです。そのためにはオンラインでも、常にベストの状態でコミュニケーションを取れるよう意識しましょう。2番目は、オンラインの人間関係をリアルにまで広げる努力です。オンラインを通じて「リアルでも会いたい」と思ってもらえるようになれば仕事の幅が広がります。そして最後の一つは、今回の「新常態」をピンチではなくチャンスとして捉えることです。日本国内どこにいても、外国にいても、コミュニケーションをとれる可能性がぐっと広がったのです。

「顔を映せ」は上司のエゴ

「オンラインはリアルと違って疲れるよね」。こんな声をよく聞きます。実際、オンラインでは予想以上に疲労感が増します。リアルの世界で慣れているしぐさや表情といった非言語メッセージを読み取ることができないことが一因だ、との研究もあります。疲弊している人に対しては、できるだけ相手を疲れさせないかたちで伝える――。これが正解です。

そのためには、映像機能をうまく使いましょう。大切なのは使い分けです。「映像ありき」の発想は、実は発信者のエゴの場合が多いようです。会議に出ている「偉い人」にとっては、リアクションがあった方が安心です。また、上司の立場なら「みんないるな」と出席確認みたいな意識も生まれがちです。ただ、リアルの会議でも、座っているけど内職をしているとか、別のことを考えている人はいます。生産性を上げるためには、最初と最後だけ映して、あとは顔を消すことが効果的です。それだけで脳に対する疲労が違います。同じ職場で既に知っている人なら、最初から最後まで音声のみで十分なケースが多いと言えます。

会議の冒頭などで一度顔を映した方が良いのは、初対面、あるいは声は聞いたことがあるけれど対面であったことのない人です。終始、音声だけでいいのか。あるいは映像も必要なのか。その目安を示します。

《音声のみ》
 ・形式…会議や打ち合わせ、セミナーなど
 ・目的…情報共有、議論
《音声と映像》
 ・形式…交流、雑談、飲み会など
 ・目的…人間関係構築

チームワークの作り方

もうひとつはチームワークです。オンラインの基本は、ひとりで画面の前に座って参加することです。いわゆる「個別性」の高い場なので、チームワークの大切さになかなか気づきません。ウェブ会議が疲れる理由に「事前に社内ですりあわせ、相談がしにくい」といった点もあります。「解決策はあります。それは『オンライン2刀流』です」と矢野さんが背中を押してくれました。

メインで使用しているオンラインシステムとは別に、必要なメンバーと他のオンラインで同時につながっておく方法が有効です。例えば会議でZoom(ズーム)やマイクロソフトのTeams(チームズ)を使用していたら、別にLINEやメッセンジャーグループでつながっておけば、進行について確認するとか、サポートを頼むことができます。部下が発表している時に、上司がリアルタイムで指示やサポートをすることも可能です。また、背景を会社のロゴで統一するとか、ユニホームを揃えるといった演出をすればチームの一体感が高まります。

「習うより、慣れろ」といいます。まず、苦手意識を持たず、前向きにオンラインと付き合いましょう。矢野さんは「オンラインでは準備が9割」とも強調しています。自分の話している画像を録画してチェックする。同僚や友人に感想を聞く。ZoomやTeamsなどの機能を学んで背景設定やプレゼン資料の見せ方を工夫する……。そうすれば、あなたの伝えたいメッセージの「本当の価値」を理解してもらえるはずです。

矢野香
 長崎大学准教授。スピーチコンサルタント。専門は心理学・コミュニケーション論。NHKでのキャスター歴は17年。著書に『その話し方では軽すぎます! エグゼクティブが鍛えている「人前で話す技法」』(すばる舎)など。

(若杉敏也)

オンラインでの「伝え方」 ココが違います!

著者 : 矢野 香
出版 : すばる舎
価格 : 1,540 円(税込み)

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