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公文書管理、全面電子化へ 政府 26年度メド

政府は18日、有識者でつくる公文書管理委員会を開き、行政文書の電子管理の基本方針案を了承した。新しい国立公文書館が開館する予定の2026年度をメドに、公文書の作成から移管まで全て電子化する目標を示した。財務省による決裁文書改ざんや防衛省の日報隠蔽を踏まえ、策定過程をデータで残す方式に改める。後で検証しやすくすることで改ざんを防ぐ。

3月中に正式に決定する。決定後に作成した行政文書は原則「電子媒体を原本として管理し、プロセス全体を電子化する」と記した。基本方針をもとに各府省庁がシステムを入れ替えて対応する。

現在は職員が作成した行政文書の大半は紙で保存し、紙のまま公文書館へ移管している。電子化すれば整理する手間が省け、業務が効率的になる。情報公開請求を受けた際も文書を探しやすくなり、紛失を防げる。

改ざん防止策も示した。文書を保存する共有フォルダを読み取り専用としてアクセス制限を設ける。更新した職員を追跡できるよう履歴が残る仕組みも採用する。公用の電子メールに関しては、一部省庁で一定期間が過ぎるとサーバーから自動削除する機能がある。同機能は廃止する方針を示した。

17年度時点で政府は約1870万の行政文書を保有している。既に作成段階は電子化しているが、保存は紙媒体が93.1%を占める。保存期間が過ぎた文書の大部分も紙媒体で公文書館に移管している。

公文書管理を担当する片山さつき地方創生相は18日の会議で「公文書管理の紙から電子への転換は歴史的にみて大変革だ。方針に基づく取り組みを徹底し、26年度をメドに移行を着実に進める」と述べた。

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