公文書管理を全面電子化　政府、26年度メド　改ざんなど防止

政府は30日、有識者でつくる公文書管理委員会を開き、行政文書の電子管理の促進に向けた基本方針の骨子案を示した。2026年度に予定する新しい国立公文書館の開館までをメドに、文書の作成から保存、移管までを一貫して電子化する目標を明記した。財務省による決裁文書改ざんや防衛省の日報隠蔽問題を受け、大半を紙で管理している現状を改め再発防止につなげる。

今後作成する行政文書は原則「電子媒体を原本として管理する」と定めた。文書の作成や保存に関する各省庁のシステムを更新し、文書の廃棄や公文書館への移管までデジタル形式で完結する仕組みを整える。システムは各省庁の更新時期に合わせて順次入れ替え、26年度をメドに全省庁での導入完了をめざす。

新たに導入するシステムでは文書の書き換えや削除を制限する。文書の変更履歴が残るため改ざんの抑止効果は高まる。情報公開請求を受けた際に文書を探しやすくなり紛失も防げる。文書を紙で整理する手間を省けるため、職員の業務効率化につながる利点もある。

公文書管理法は行政文書を(1)行政機関の職員が職務上作成(2)組織的に用いる(3)行政機関が保有している――ものと定める。政府は現在、約1800万の行政文書を保有する。作成はすでに電子化しているが、16年度時点で保存は93.6%が紙媒体のままだ。保存期間が満了した文書も大半は紙の形で公文書館へ移管している。

政府は公文書管理委員会での議論を踏まえ、18年度中に行政文書の電子管理に関する基本方針を決める。