机をキレイに、書類は頻度で3分類

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2018/6/26 6:30
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忙しさを理由に、机の上に大量の書類をためてしまう――。そんな経験を持つビジネスパーソンは多いのではないだろうか。肝心な時に必要な書類が見つからないと時間の無駄になるだけでなく、仕事の質にまで影響する。どうすれば机の上をきれいにして、快適に仕事を進められるか。コクヨのワークスタイル研究所で働き方やオフィス環境を研究している斎藤敦子氏に話を聞いた。

――机の上がきれいだとどんな効果がありますか。

書類は頻度に応じて3分類して保存・保管するといい

書類は頻度に応じて3分類して保存・保管するといい

「コクヨの調査では一般的な社会人は毎日20分ほど、年間では数十時間もの時間を『書類探し』に費やしていることが分かっている。時間が無駄なだけでなく、イライラすれば仕事の質にも悪影響を与えてしまう。きれいな机で必要な書類がどこにあるか分かっているほうが、ゆとりをもって効率的に仕事ができ、アイデアも浮かびやすい」

「社員一人ひとりが書類探しに使う時間を減らせれば、会社全体の労働生産性も大きく上がる。働き方改革が進むなか、机の上の整理は単なる個人の問題にはとどまらない。労働生産性を担保した上での労働時間の削減など、働き方改革は経営者の重要な経営課題となっている。社員一人ひとりの机の上の整理は、働き方改革とも密接に結びついている」

――具体的に、どのようにすればよいですか。

「まずは、どのような仕事を、どのような目的で、どのようなスケジュールで進めるかを念頭に置くことだ。自分が仕事をする様子をイメージして、必要となる書類の優先順位や使う頻度を想定する」

「書類を入り口の段階で3つの種類に分けることが大事だ。(1)顧客との契約書など長期間の保存が必要なもの(2)1つのプロジェクトなど中長期で保管するもの(3)1日や数日だけ保管するもの――に分類する。長く置いておく必要がある保存と、そのうち捨てる保管の違いを意識して、3つに分類する」

――書類を整理した上で、机の上の整理はどのように進めればいいですか。

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