トヨタ式片付け術　モノを劇的に減らす仕組みの秘密

年間販売台数1000万台で世界首位、連結社員数約35万人──トヨタ自動車の高品質や納期の短さ、低コストを支えているのは、徹底したムダの排除だ。その哲学は製造現場だけでなく、オフィスの片づけにも応用されていた。

トヨタでは、職場環境や業務について7つの視点でムダの有無を確認する。資料の提出を待っているせいで、次の仕事に進めなければ「手待ちのムダ」、社内の人しか見ない会議の資料を作り込むのは「加工のムダ」、頻繁に使うコピー機や倉庫が遠くにあれば「運搬のムダ」「動作のムダ」という具合だ。

片づけに直結するのが、余剰の備品やデータを持つことも「在庫のムダ」と考えること。「モノが多くあることは、不測の事態に備えているように思われがちだが、探す時間のムダ、スペースのムダ、間違えるムダなどを生むだけ」と、トヨタ式の業務改善サービスを提供するOJTソリューションズの橋本亙氏は言う。「ムダがあるところには、必ず"カイゼン"点があり、利益を生み出す宝がある」（同氏）。

橋本氏が業務改善を提案したある金融機関の窓口業務の部署では、トヨタ式片づけを実践した結果、2tトラック1台分の不用物が出た。手待ちのムダがなくなる動線の見直しなどで、何と窓口業務担当の残業時間を3分の1まで減らすことに成功したという。

ただし、不要なモノを捨てるだけでは、一時的に片づいても、その状態を維持できず、業務を効率化できない。「散らかる理由を、片づけられない性格のせいにしがちだが、それは違う。片づかないのは仕組みができていないからと考えるべき」（橋本氏）。

片づけを仕組み化するためにまず取り組むのは、保有するモノの定量を決めること。例えば文具なら人数分＋ストック数個など、個数を決める。次に、定位置を決定。使用頻度や効率の良い動線を重視し、最短・最小限の移動で出し入れできる場所を定位置とし、そこに何を置くかを表示することで、誰でも迷わず定位置に戻すことができる。

量を増やさないために、置ける場所を仕切るなど、一定量以上置けない仕組みをつくる。欠品を防ぐためには、在庫が一定量に減ったら注文する発注点を決め、そこに品名などが書いてある札を置く。発注点に達したら、札を調達部門に回す。これもトヨタ生産方式を代表する　「かんばん方式」だ。

「もし、元の場所に戻せない人がいるとしたら、モノの住所が明らかにできていないか、決めた場所が戻しにくいか、何か理由がある。仕組みを見直して"カイゼン"する」（橋本氏）。格好よく見せるためではなく、全員にわかりやすく効率的であることを徹底した同社のオフィスは、まさにそれを体現したものだ。

トヨタの片づけではあらゆるモノに住所をつくる。引き出しも入っている備品の名前を書いて住所を明示。写真付きなので、「定規」と「線引き」など人によって呼び方が違っても間違えようがない。さらに五十音順で住所を書いたインデックスを置く。

モノは見えないところにたまる"習性"がある。倉庫などはモノの吹きだまりになりやすい。壁際に置いていい範囲をテープで張り出して、積み上げを禁止。台車の定位置もテープを貼って示すと、誰でもそこに戻すようになる。

消耗品ごとに定量を決め、一定量まで減ってきたら注文する発注点カードを入れる。カードに発注先と品名・品番・金額が書かれているので、担当部署に持っていけばすぐに発注できる。

定位置を決めたら、テープやペンでシルエットを描き、そこにぴったりと戻すと気持ち良さを感じる"姿置き"。雑然と置かずにきちんと戻す習慣になる。

使う場所とモノの位置が離れていれば、取りにいくのが面倒になって放置される。例えば、細かな紙ゴミが出やすいシュレッダーの近くに掃除用品を「見える化」しておくことで、散らかしたらすぐに使えて、サッとしまえる。

過去の書類など「いつか使うかも」と取っておきがちなものは、時間を判断基準にして整理。3カ月以内、1年以内など期限を設けて張り紙をし、期限が来たら処分する。

（日経トレンディ編集部）

［日経トレンディ2017年1月号の記事を再構成］