そろそろ待望の夏季休暇シーズン。だが、「仕事が終わらず、旅先で作業をする羽目になった」といった経験を持つ人も多いのでは。同僚との引き継ぎがうまくいかず、相手の休暇中、対応に追われるケースも少なくない。スマートに夏休みを迎えるための段取りやチームプレイについて調べてみた。

　楽しみにしていた家族との旅行が仕事で流れてしまった――。そんなトラブルを防ぐためにも「職場の日程とプライベートの予定を同時に把握しておくべきだ」。こう話すのは、時間デザイナーで、「残業をゼロにする『ビジネス時間簿』」などの著書を持つあらかわ菜美さん。

　「いつものスケジュール帳とは別に、夏休み前後の『サマー時間簿』を作成するといい。自分や仕事関係先の休暇日程のほか、家族の予定や友人との約束なども書きこんでおく。そのうえで仕事の予定を立て、作業日程を記入しては」

　まず、作業を洗い出してリスト化。優先順位の高いものから番号を振り、その番号を日程表に書き込む（表）。

　問題は優先順位のつけ方だ。通常は、締め切りが早いほうからあわてて着手しがち。だが、サイバーローグ研究所代表で「チーム　ハックス」などの共著書を持つ大橋悦夫さんは、「周囲と協力して行う仕事と、１人でできる仕事とを分け、前者を優先させたほうがいい」と助言する。

　「仕事の依頼や指示は一刻も早めに」が鉄則。このとき、最終締め切り日以前の候補日も複数、伝えると遅れが生じにくいという。「締め切りの第一希望は○日ですが、間に合わない場合は○日、遅くとも○日までにお願いします」などだ。相手に選んでもらうのが遅れさせないコツだ。

　休み明けの締め切りは、自分の分はもちろん、他人に依頼した仕事についても時間簿に記入。念のため、休み前に念押しをしよう。