電子メールは便利な半面、使い方によっては誤解を生みやすいツールです。上手に使いこなすためのコツと注意点を知っておきましょう

　メールをいかに書くかを学ぶ前に、「“メールは限られた用途にしか使えない”ことを知るのが、使いこなすための第一歩です」と強調するのは、文章表現／コミュニケーション・インストラクターの山田ズーニーさん。

　メールで読み取れるのは無機質な文字のみ。手書きの文字のニュアンスや、会って話すときの表情や身ぶり、電話で話す際の声の抑揚などは、一切失われています。

　「メールを受け取る側は、これらの失われた情報を自分に都合のいいように文面に付け加えて読む傾向があります。そのため、差出人の意図とは無関係に、行間の感情が増幅されやすいのです」　

　例えば上司の意見に対して謙虚に異議を唱える場合、会って話せば簡単に通じる内容でも、メールでは誤解を招く危険性が高くなります。

　山田さんによれば、メールで自分の意図通り伝えられない内容は、

　１.相手への批判、相手の否定

　２.様々な解釈ができる事柄

　３.他人に知られたくないこと

の３つだと言います。これらの用途にはなるべく使わないようにしましょう。

　反対にメールで伝えるのに向いているのは

　１.相手への理解・共感

　２.役立つ情報を皆でシェアする

　３.アポイントなど事務的な伝達

とのこと。「私はこの３つの用途以外にはメールを使いません」（山田さん）。

　メールで自分の考えや気持ちを誤解なく伝えるコツを、次ページからの８つのポイントにまとめました。気軽に送ることができるメールですが、使い方を今一度、見直してみましょう。