こんなCCやBCCは身を滅ぼす 徹底図解・仕事メールのマナー(3)

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2011/6/23 7:00
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 メールの送り先を指定する欄には「宛先」「CC」「BCC」の3種類があることはご存じでしょう。でも正しく使い分けていますか。不要なCCメールは、相手にとって迷惑メールそのもの。また、BCCで受信したメールに対して「全員に返信」をしてしまうと、会社の信用を失うような致命的なミスになりかねません。今回(本連載の第3回)も、汎用性の高いメールソフト「Windows Live Mail(ウィンドウズ・ライブ・メール)」の画面写真を多数参考にしながら、ビジネスメールのマナーを学びます。

図1 うっかりミスでダメージが一番大きいのが「CC」や「BCC」に関するもの。「お客様へのお詫びメールを部長にBCCで送るはずがCCだった」(右図)、「互いに面識がない人たちにCCで送ってしまった」(左図)などは会社の信用にかかわる
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図1 うっかりミスでダメージが一番大きいのが「CC」や「BCC」に関するもの。「お客様へのお詫びメールを部長にBCCで送るはずがCCだった」(右図)、「互いに面識がない人たちにCCで送ってしまった」(左図)などは会社の信用にかかわる

図2 普段最もよく使うのが「宛先」。返信する場合は「全員に返信」をクリックすれば、送信者はもちろん、「宛先」欄にあった全員に返信される
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図2 普段最もよく使うのが「宛先」。返信する場合は「全員に返信」をクリックすれば、送信者はもちろん、「宛先」欄にあった全員に返信される

 図1の左図は、よくありがちなミスだ。互いに面識がない複数の取引先に資料を一斉送信する際、うっかりCCしてしまった例である。受け取った側では見ず知らずの人のアドレスが「CC」欄にずらりと並ぶ。典型的な個人情報漏洩だ。

 一方、図1の右図は、大事なお客様へのお詫びメールを上司にも報告しようとして、誤ってCCで送信した例。お客様にしてみれば、見知らぬ人(上司)のアドレスが「CC」欄にあるのでは気分が悪い。どんなに丁寧な謝罪メールであっても、これではお詫びの気持ちは伝わらない。

 では、宛先、CC、BCCの正しい使い分け方とタブーを紹介していこう。

 まずは基本の「宛先」欄の使い方から。これは互いに面識がある人たちにメールを一斉送信する場合に使うところである(図2)。

[注]本記事中のメールソフト画面には、Windows XP版のWindows Live Mail(ウィンドウズ・ライブ・メール)を使用。

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