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こんなCCやBCCは身を滅ぼす 徹底図解・仕事メールのマナー(3)

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2011/6/23 7:00
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 メールの送り先を指定する欄には「宛先」「CC」「BCC」の3種類があることはご存じでしょう。でも正しく使い分けていますか。不要なCCメールは、相手にとって迷惑メールそのもの。また、BCCで受信したメールに対して「全員に返信」をしてしまうと、会社の信用を失うような致命的なミスになりかねません。今回(本連載の第3回)も、汎用性の高いメールソフト「Windows Live Mail(ウィンドウズ・ライブ・メール)」の画面写真を多数参考にしながら、ビジネスメールのマナーを学びます。

図1 うっかりミスでダメージが一番大きいのが「CC」や「BCC」に関するもの。「お客様へのお詫びメールを部長にBCCで送るはずがCCだった」(右図)、「互いに面識がない人たちにCCで送ってしまった」(左図)などは会社の信用にかかわる
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図1 うっかりミスでダメージが一番大きいのが「CC」や「BCC」に関するもの。「お客様へのお詫びメールを部長にBCCで送るはずがCCだった」(右図)、「互いに面識がない人たちにCCで送ってしまった」(左図)などは会社の信用にかかわる

図2 普段最もよく使うのが「宛先」。返信する場合は「全員に返信」をクリックすれば、送信者はもちろん、「宛先」欄にあった全員に返信される
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図2 普段最もよく使うのが「宛先」。返信する場合は「全員に返信」をクリックすれば、送信者はもちろん、「宛先」欄にあった全員に返信される

 図1の左図は、よくありがちなミスだ。互いに面識がない複数の取引先に資料を一斉送信する際、うっかりCCしてしまった例である。受け取った側では見ず知らずの人のアドレスが「CC」欄にずらりと並ぶ。典型的な個人情報漏洩だ。

 一方、図1の右図は、大事なお客様へのお詫びメールを上司にも報告しようとして、誤ってCCで送信した例。お客様にしてみれば、見知らぬ人(上司)のアドレスが「CC」欄にあるのでは気分が悪い。どんなに丁寧な謝罪メールであっても、これではお詫びの気持ちは伝わらない。

 では、宛先、CC、BCCの正しい使い分け方とタブーを紹介していこう。

 まずは基本の「宛先」欄の使い方から。これは互いに面識がある人たちにメールを一斉送信する場合に使うところである(図2)。

[注]本記事中のメールソフト画面には、Windows XP版のWindows Live Mail(ウィンドウズ・ライブ・メール)を使用。

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[左上] 図2 頻繁に使う言葉は日本語入力ソフト(IME)に登録しよう。言語バーの「ツール」ボタンをクリックしてメニューから「単語/用例の登録」を選択(図中の〔1〕と〔2〕)
[左下] 図3 「単語の登録」タブを開き、「読み」欄に「おせ」、「語句」欄に「お世話になっております。」と入力(図中の〔1〕)。最後に「登録」ボタンを押す(同〔2〕)。読みは必ず平仮名で入力する
[右] 図4 新規メール作成画面の本文欄で「おせ」と入力して変換すると(図中の〔1〕)、「お世話になっております。」が変換候補に現れる(同〔2〕)。めったに使わない言葉を読みに登録するのがポイントだ

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[上] 図2 ファイルが添付された状態の新規メール作成画面を開く。添付したいファイルを右クリックし(図の〔1〕)、メニューから「送る」→「メール受信者」を選ぶ(同〔2〕)
[下] 図3 ウィンドウズ・ライブ・メールの新規メール作成画面が開く。図2で指定したファイルが添付されていることが分かる。あとは宛先や件名、本文を入力して送信する

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図4 メーンの送り先は「宛先」欄だが、「参考までに知らせたい人」は「CC」欄に入れて送信するのがマナー。「全員に返信」すると、宛先にもCC先にも返信される

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